Duurzaamheid in de toeleveringsketen

Wij, de Motel One-groep, willen met de manier waarop wij bedrijfsmatig handelen een positieve bijdrage leveren aan een duurzamere hotelwereld. Daarbij zijn wij ons bewust van onze rol en verantwoordelijkheid, die wij als bedrijf in het hotelwezen in het kader van onze bedrijfsactiviteiten hebben bij de bescherming van mensenrechten en bij het behoud van het milieu. Middels ons handelen willen wij ons inzetten voor mensen- en milieugerelateerde rechten en willen wij voorkomen/tegengaan dat deze geschonden worden. 

Daarbij is het voor ons vanzelfsprekend dat alle toepasselijke wetten en richtlijnen altijd in acht worden genomen. Dezelfde eis stelt de Motel One-groep ook aan haar zakenpartners. 

Het beschermen van mensenrechten en het milieu in de hele toeleveringsketen is daarbij een van onze prioriteiten. Om deze reden heeft de Motel One-groep overeenkomstige due diligence-verplichtingsprocessen geïmplementeerd. De Beginselverklaring inzake de mensenrechtenstrategie legt gedetailleerdl uit hoe de Motel One-groep haar due diligence-verplichtingen conform het Duitse Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ('LkSG') nakomt. 

Een wezenlijk bestanddeel van deze strategie is een klachtenprocedure, die het mogelijk moet maken om open te communiceren met alle potentieel door de economische activiteiten van de Motel One-groep en haar toeleveringsketen getroffen partijen. Vragen, feedback en informatie waarmee wij schendingen van mensenrechten en milieuverplichtingen tijdig kunnen afwenden en risico’s kunnen verminderen, zijn meer dan welkom. 

De procedure dient om ons voortijdig te waarschuwen. De procedure moet door vroegtijdige meldingen daadwerkelijke schendingen voorkomen. Bovendien maakt de procedure het mogelijk om de meest effectieve remedie te vinden. Bovendien geeft de procedure de Motel One-groep nuttige aanwijzingen voor de verdere ontwikkeling van het risicobeheer en de risicoanalyse en voor het controleren van de effectiviteit van preventieve en corrigerende maatregelen. 

De volgende uitleg heeft als doel om duidelijke en begrijpelijke informatie over de klachtenprocedure van de Motel One-groep beschikbaar te stellen. 

Hoe kan ik een klacht indienen? 

Motel One biedt een digitaal meldkanaa (meldplatform) aan. U kunt dit meldkanaal in verschillende talen en te allen tijde bezoeken via https://motel-one.daato.app/grievances/motel-one. 
Klachten kunnen ook anoniem worden ingediend. Via de beschikbare online tool kan ook bij het anoniem melden met de meldende persoon gecommuniceerd worden. 
De klachten worden in overeenstemming met de geldende wetten en voorschriften vertrouwelijk behandeld. 
De klachtenprocedure is gratis voor meldende personen.

Hoe verloopt de klachtenprocedure? 

a. Klacht en ontvangstbevestiging 

Nadat de klacht is ingediend, wordt deze meteen doorgestuurd naar de compliance-afdeling. U ontvangt een ontvangstbevestiging. Bovendien informeren wij u over de vervolgstappen, het tijdschema van de procedure en uw rechten met betrekking tot de bescherming tegen benadeling of vergelding. 

b. Plausibiliteitscontrole 

Na ontvangst van de klacht zal de compliance-afdeling zorgvuldig controleren of deze plausibel is. Er wordt contact met u opgenomen als meldende persoon, zodat wij de feiten beter kunnen begrijpen.  

Indien uw klacht niet plausibel is, zullen wij u hier tijdig en kort onderbouwd van op de hoogte stellen. De klachtenprocedure wordt dan als afgesloten beschouwd. 

Voor zover nodig, zullen wij meteen maatregelen treffen om (op handen zijnde) overtredingen en schendingen te minimaliseren of te beëindigen. 

c. Ophelderen van de feiten 

Plausibele klachten worden door de compliance-afdeling met inachtneming van de toepasselijke wettelijke voorscchriften uitgebreid onderzocht. Voor zover nodig voor een adequate afhandeling wordt eventueel de hulp ingeschakeld van relevante vakafdelingen of externe experts die verplicht zijn tot geheimhouding. De compliance-afdeling zal de meldende persoon op gepaste wijze betrekken bij het ophelderen van de feiten. Voor zover er geen preventieve of corrigerende maatregelen nodig zijn nadat de feiten zijn opgehelderd, wordt de klachtenprocedure afgesloten. 

d. Preventieve en corrigerende maatregelen 

Als de klachtenprocedure aanleiding geeft tot gepaste preventieve of corrigerende maatregelen, zal de Motel One-groep deze plannen en uitvoeren of de uitvoering ervan bespreken met de overtreder en hem/haar hierbij ondersteunen. Tijdens de gehele klachtenprocedures wordt u als meldende persoon op gepaste wijze betrokken bij het uitwerken van een oplossing. 

e. Afsluiting van de klachtenprocedure en beoordeling 

De compliance-afdeling zal u informeren over de uitkomst van de klachtenprocedure. De meldende persoon kan de klachtenprocedure beoordelen. 

De klachtenprocedure is afgesloten als het gemelde risico op adequate wijze geminimaliseerd is of de gemelde schending op adequate wijze verhinderd of beëindigd is of de omvang ervan tot een minimum beperkt is. Daarna kan de procedure als afgesloten beschouwd worden als er met de veroorzaker van een schending een concrete planning is gemaakt om de schending te beëindigen en te minimaliseren en er begonnen is met de uitvoering ervan. Tot slot geldt de klacht als afgesloten als de zakelijke relatie door de Motel One-groep beëindigd is en er daarom geen mogelijkheid meer is om invloed uit te oefenen. 

f. Verdere contactmogelijkheid, met name met betrekking tot vergeldingsmaatregelen 

Wij verzoeken u na voltooiing van de klachtenprocedure te allen tijde contact met ons op te nemen als u bang bent voor vergeldingsmaatregelen.