Motel One-koncernen ønsker at bidrage til en mere bæredygtig hotelbranche gennem måden, vi driver virksomhed på. Vi er bevidste om vores ansvar og den rolle, som virksomheder i hotelbranchen spiller, når det gælder respekt for menneskerettighederne og beskyttelse af miljøet. Vi ønsker i vores handlen at bidrage til at styrke menneskerettighederne og rettigheder på miljøområdet samt forhindre og forebygge brud på disse rettigheder. 

Vores grundlæggende selvforståelse er, at alle gældende love og bestemmelser til enhver tid skal overholdes. Motel One-koncernen stiller samme krav til sine forretningspartnere. 

I den forbindelse har beskyttelse af menneskerettighederne og miljøet i hele forsyningskæden en særligt høj prioritet. Motel One-koncernen har derfor implementeret due diligence-procedurer. I principerklæringen om menneskerettighedsstrategien redegøres der detaljeret for, hvordan Motel One-koncernen lever op til sine due diligence-forpligtelser i henhold til den tyske lov om due diligence i forsyningskæden (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG). 

En væsentlig del af denne strategi er en klageprocedure, som skal gøre det muligt at skabe en åben kommunikation med alle parter, der potentielt er berørt af Motel One-koncernens og dens forsyningskædes forretningsmæssige aktiviteter. Vi modtager gerne spørgsmål, bekymringshenvendelser og oplysninger, der sætter os i stand til rettidigt at forhindre brud på menneskerettigheder og miljømæssige forpligtelser og forebygge risici. 

Proceduren fungerer som et varslingssystem. Gennem tidlig varsling skal faktiske brud forhindres. Desuden gør proceduren det generelt muligt at træffe afhjælpende foranstaltninger i størst mulig grad. Endelig giver den Motel One-koncernen vigtige oplysninger til brug for videreudvikling af risikostyring, risikoanalyse og kontrol af effektiviteten af forebyggende og afhjælpende foranstaltninger. 

Formålet med nedenstående redegørelse er at give klare og forståelige oplysninger om Motel One-koncernens klageprocedure. 

Hvordan kan jeg indgive en klage? 

Motel One tilbyder en digital indberetningskanal (indberetningsplatform). Indberetningskanalen kan til enhver tid tilgås på forskellige sprog på https://motel-one.daato.app/grievances/motel-one. 
Klager kan også indgives anonymt. Onlineværktøjet gør det muligt at kommunikere med den indberettende person, selv hvis denne er anonym. 
Klagen behandles fortroligt i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser. 
Det er gratis for den indberettende person at indgive en klage. 

Hvordan forløber klageproceduren? 

a. Klage og modtagelsesbekræftelse 

Når en klage er modtaget, sendes den straks videre til Compliance-afdelingen. Du modtager en modtagelsesbekræftelse. Desuden oplyser vi dig om de næste skridt, om procedurens tidsmæssige forløb og dine rettigheder med hensyn til beskyttelse mod repressalier eller sanktioner. 

b. Plausibilitetsundersøgelse 

Efter klagens modtagelse undersøger Compliance-afdelingen omhyggeligt, om klagen er plausibel. Som indberettende person vil du blive kontaktet, så vi får en bedre forståelse af sagens forhold.  

Hvis din klage ikke er plausibel, vil du blive oplyst om dette og modtage en kort begrundelse hurtigst muligt. Klageproceduren anses derefter for afsluttet. 

I det omfang det er nødvendigt, træffer vi øjeblikkelige foranstaltninger for at begrænse (umiddelbart forestående) brud og overtrædelser eller bringe dem til ophør. 

c. Afklaring af sagens forhold 

Plausible klager undersøges grundigt af Compliance-afdelingen på grundlag af gældende lovbestemmelser. Hvis det er nødvendigt for en hensigtsmæssig behandling, kan relevante specialiserede afdelinger eller eksterne eksperter inddrages under overholdelse af fortrolighedsprincippet. Compliance-afdelingen inddrager i relevant omfang den indberettende person i afklaringen af sagens forhold. Hvis der efter afklaringen af sagens forhold ikke er behov for forebyggende eller afhjælpende foranstaltninger, afsluttes klageproceduren. 

d. Forebyggende og afhjælpende foranstaltninger 

Hvis klageproceduren giver anledning til relevante forebyggende eller afhjælpende foranstaltninger, planlægger og gennemfører Motel One-koncernen disse eller inddrager den person, der står bag overtrædelsen, i gennemførelsen heraf og støtter vedkommende deri. Du som indberettende person vil igennem hele klageproceduren blive inddraget i relevant omfang i udarbejdelsen af en løsning. 

e. Afslutning af klageproceduren og vurdering 

Compliance-afdelingen oplyser dig om resultatet af klageproceduren. Den indberettende person kan afgive en vurdering af klageproceduren. 

Klageproceduren er afsluttet, hvis den indberettede risiko er blevet tilstrækkeligt begrænset, eller den indberettede overtrædelse er blevet forhindret i tilstrækkelig grad eller afsluttet, eller dens omfang er blevet begrænset. Klageproceduren kan desuden anses som afsluttet, hvis der med den person, der står bag overtrædelsen, er blevet aftalt en konkret tidsplan for afslutning og begrænsning, og denne tidsplans gennemførelse er begyndt. Endelig anses den for at være afsluttet, når forretningsforholdet er blevet opsagt af Motel One-koncernen, og der derfor ikke længere er mulighed for indflydelse. 

f. Yderligere kontaktmulighed, især med henblik på repressalier 

Vi beder dig til enhver tid om at kontakte os, også efter klageprocedurens afslutning, hvis du frygter repressalier.